งานธุรการเป็นงานที่มีขอบขายและหน้าที่ความรับผิดชอบที่กว้างมาก
และมีลักษณะงานที่จะต้องประสานงานกับุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กร
ไม่ว่าจะเป็นการทำงานด้านสารบรรณ การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร การจัดเตรียมการประชุม
การติดต่อประสานงานการให้บริการ รวมทั้งปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
บทบาทและหน้าที่ของ "งานธุรการ”
(Administration)
1. ฝ่ายสนับสนุน”หรือเรียกง่าย ๆ ว่า ฝ่าย supportเพื่อให้คนอื่นหรือพนักงานฝ่ายอื่น ๆ
ทำงานได้สำเร็จตามเป้าหมาย
2. เป็นสายงานที่เป็นเหมือนคนกลางที่จะคอยที่ขับเคลื่อนให้งานได้ดำเนินอย่างสะดวก
เช่น การให้บริการ การติดต่อประสานงาน การจัดหา เป็นต้น
3. เป็นสายงานการ "ควบคุม”และ "ดูแล”ให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้
4. งานธุรการ "เป็นนักประสานและนักบริการที่ดี”
ขอบเขต ของสายงานธุรการ คือ
งานที่เกี่ยวกับ "จัดหา
จัดใช้ ดูแล และบริการ เพื่อนำมาซึ่งความสะดวกของหน่วยงานอื่นในองค์กร”
หลักการและทัศนคติของผู้รับผิดชอบงานธุรการ
1.
ยอมรับในธรรมชาติของสายงานที่ไม่เสร็จง่าย ๆ
2. ยอมรับว่าผลงานที่ทำนั้น "เสมือนปิดทองหลังพระ”อย่าหวังว่าจะได้รับคำชมง่าย ๆ
3. ให้คิดเสียว่า
คำตำหนิเป็นการสะท้อนความต้องการใช้บริการของคนในองค์กร
4. ให้มองปัญหาที่เกิดขึ้นว่า
เป็นสิ่งท้าทาย
5. ให้มองความสำเร็จที่เกิดขึ้น
เป็นกำลังใจ
6. ให้นึกถึงประโยชน์ขององค์กรเป็นที่ตั้ง
และปฏิบัติหน้าที่อย่างยุติธรรมแก่ทุกฝ่าย
7. รู้จักการวางแผน
และบริหารเวลาให้เป็น
8. เปิดใจกว้าง
และยอมรับความคิดเห็นจากผู้อื่น
9.
มีทักษะในการสื่อสารให้เกิดประสิทธิผล
10.
มุ่งสู่การปฏิบัติงานให้บรรลุตามเป้าหมาย
11. ภูมิใจว่าเป็นหน่วยงานที่ทุกองค์กรต้องมี
